E’ ormai imminente l’introduzione della fattura elettronica obbligatoria (FE) tra aziende che comporterà una rivoluzione copernicana nei rapporti amministrativi con i propri clienti e fornitori e nella gestione della propria contabilità.
Restano esclusi da questo adempimento i soggetti IVA Forfettari, gli ex Minimi e i “Piccoli Produttori Agricoli” già esonerati dall’obbligo di emissione della fattura.
Analizziamo quali sono questi cambiamenti dal punto di vista tecnico e le varie soluzioni che si possono adottare.
Innanzitutto la nuova fattura elettronica è costituita da un file XML, la struttura e le informazioni in essa contenute sono standardizzate per legge e perciò riconoscibili da qualsiasi programma software che intende gestirne i dati.
La fattura elettronica va conservata ai fini fiscali utilizzando la Conservazione Sostitutiva.
La Conservazione Sostitutiva è un processo informatico regolamentato dalla legge che genera un file non alterabile nel tempo e che sostituisce gli ormai vecchi faldoni delle fatture cartacee.
Emissione Fatture Elettroniche a Clienti: Ciclo Attivo.
Il programma adottato per predisporre la fattura elettronica deve, alla fine della sua compilazione, generare il file XML rispettando i requisiti di legge ed inviarlo telematicamente allo SdI (Sistema di Interscambio), la spedizione del file XML può essere eseguita anche con un altro software predisposto per questa funzione.
Lo SdI (Sistema di Interscambio) è il centro di raccolta e smistamento messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate per inoltrare al cliente destinatario la fattura elettronica secondo queste modalità (ATTENZIONE! la modalità di consegna dipenderà da come sono stati compilati nella stessa i seguenti campi “PEC” (Posta Elettronica Certificata) e “Codice Destinatario” del Cliente):
- la fattura elettronica spedita contiene il Codice Destinatario che è stato comunicato dal cliente (questo codice è fornito da un Intermediario, soggetto che interviene nel processo di consegna della fattura elettronica);
- la fattura elettronica spedita contiene la PEC del cliente (l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata che ogni azienda è obbligata per legge a possedere)
- la fattura elettronica spedita non contiene nessuna delle due informazioni appena descritte, in questo caso lo SdI (Sistema di Interscambio) recapita la Fattura Elettronica grazie alla partita IVA o il Codice Fiscale nel Cassetto Fiscale del cliente.
Nota Bene: In questa ultima ipotesi in cui il cliente non comunichi alcun indirizzo telematico oppure è un consumatore finale ovvero un operatore in regime di vantaggio o forfettario ovvero un piccolo agricoltore, sarà sufficiente compilare solo il campo “Codice Destinatario” con il valore “0000000” ma il fornitore dovrà rilasciare al suo cliente una copia su carta (o inviarla per email) della fattura inviata al SdI.
Ricezione Fatture Elettroniche dai Fornitori: Ciclo Passivo.
Lo SdI (Sistema di Interscambio) provvede a consegnare al destinatario la fattura elettronica secondo queste modalità:
- se ci si è procurati da un Intermediario il Codice Destinatario si possono utilizzare due opzioni:
a) comunicare al fornitore il Codice Destinatario per ricevere la fattura all’interno di un programma fornito dallo stesso Intermediario;
b) se non si è comunicato il Codice Destinatario al fornitore, pur avendolo a disposizione, esiste un comodo strumento per riceverle con le stesse modalità del precedente punto a); si accede all’Agenzia dell’Entrate alla sezione “Fatture e Corrispettivi” con una propria identità SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) o con le proprie credenziali Entratel/Fisconline e si REGISTRA il proprio Codice Destinatario che in questo modo viene associato alla propria Partita IVA; - se è stata fornita al fornitore solo la propria PEC, si riceve la Fattura Elettronica attraverso un messaggio di Posta Elettronica Certificata (PEC);
- se non è stato fornito al fornitore né la PEC e né il Codice Destinatario non si corre il rischio di non ricevere la fattura elettronica perché lo SdI (Sistema di Interscambio) provvede a recapitarla nel Cassetto Fiscale del Cliente grazie alla Partita IVA o al Codice Fiscale .
Nota Bene: La modalità che permette una completa automazione del processo della fattura elettronica sia in spedizione che in ricezione con un importante risparmio di tempo amministrativo e contabile, anche se bisogna sostenere dei costi per beneficiare dei servizi dell’Intermediario, è quella che utilizza il Codice Destinatario. Comunque ogni soggetto è libero di adottare una delle modalità appena descritte.
Contabilità facile mette a disposizione dei propri clienti del servizio di contabilità online in Cloud, per chi intende adottarlo, il Codice Destinatario. Comunque qualunque soluzione adotti il nostro cliente può continuare ad operare con il nostro servizio Contabilità facile online, ogni modalità operativa è stata prevista ed integrata nel nostro software.
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