«È bene ricordare che i piani derivano dagli obiettivi e non il contrario. Ricordare questo vuol dire mantenere la rotta prestabilita per arrivare alla meta.»
Un piano può essere dettagliato, ben costruito e perfettamente organizzato. Eppure può portare nella direzione sbagliata. Per un’impresa il punto di partenza non dovrebbe essere il piano, bensì l’obiettivo. Prima viene la meta. Poi viene la strada per raggiungerla. Può sembrare una distinzione ovvia, e nella gestione quotidiana di un’attività accade facilmente il contrario: le procedure, le scadenze, gli impegni e le abitudini prendono il sopravvento. L’impresa continua a seguire il programma stabilito senza chiedersi abbastanza spesso se quel programma stia ancora contribuendo a raggiungere l’obiettivo.
Prima decidere dove andare
Ogni pianificazione nasce da una domanda molto semplice: dove vogliamo arrivare? Un’impresa può avere obiettivi molto diversi:
- aumentare la redditività;
- acquisire nuovi clienti;
- migliorare il margine su quelli esistenti;
- ridurre i costi;
- aumentare la liquidità disponibile;
- sviluppare un nuovo prodotto;
- entrare in un nuovo mercato;
- rendere più efficiente l’organizzazione.
Soltanto dopo aver definito l’obiettivo diventa possibile costruire un piano coerente. Se l’obiettivo cambia, anche il piano dovrebbe poter cambiare. Se il piano non produce i risultati attesi, l’imprenditore dovrebbe correggerlo. L’obiettivo rappresenta la destinazione. Il piano rappresenta soltanto uno dei possibili percorsi per raggiungerla.
Il rischio di innamorarsi del piano
Un piano richiede tempo, analisi e lavoro. Proprio per questo può nascere una forma di resistenza ad abbandonarlo. Abbiamo investito risorse in una strategia commerciale e quindi continuiamo a seguirla. Abbiamo adottato una determinata organizzazione e quindi continuiamo a utilizzarla. Abbiamo previsto un certo investimento e quindi vogliamo portarlo a termine. Questa logica può trasformare uno strumento in un vincolo. L’impresa dovrebbe invece conservare la capacità di distinguere ciò che vuole ottenere dal modo nel quale aveva previsto di ottenerlo. Cambiare strada non significa necessariamente cambiare meta. A volte significa proprio il contrario: modificare il percorso per mantenere la direzione.
Obiettivi, numeri e controllo di gestione
Per capire se un piano sta funzionando servono informazioni. Un obiettivo come «aumentare il fatturato» indica una direzione, e l’imprenditore dovrebbe tradurlo in valori misurabili:
- quanto vogliamo aumentarlo?
- Entro quando?
- Con quale margine?
- Attraverso quali clienti, prodotti o servizi?
- Con quali costi?
La contabilità diventa quindi qualcosa di più di uno strumento necessario per adempiere agli obblighi fiscali. I dati contabili aiutano l’imprenditore a verificare la distanza tra la posizione attuale dell’impresa e l’obiettivo stabilito. Fatturato, costi, margini, crediti, debiti e disponibilità finanziarie raccontano continuamente cosa sta accadendo all’azienda. Questi numeri permettono di confrontare il risultato reale con quello previsto e di capire se il piano richiede una correzione.
Il piano non deve diventare la meta
Durante l’attività quotidiana è facile confondere il completamento delle attività con il raggiungimento degli obiettivi. Abbiamo pubblicato il nuovo sito. Abbiamo lanciato la campagna pubblicitaria. Abbiamo assunto una nuova persona. Abbiamo acquistato un nuovo software. Abbiamo introdotto una nuova procedura. Queste azioni possono fare parte di un piano, e non rappresentano necessariamente un risultato. Il nuovo sito dovrebbe generare più contatti o migliorare la qualità di quelli ricevuti. La campagna dovrebbe produrre vendite sostenibili. La nuova assunzione dovrebbe aumentare la capacità produttiva o migliorare il servizio. Il nuovo software dovrebbe ridurre tempi, errori o costi.
La domanda utile diventa quindi: questa attività ci sta avvicinando all’obiettivo?
Correggere la rotta fa parte del viaggio
Chi naviga verso una destinazione non mantiene necessariamente la stessa traiettoria per tutto il percorso. Il vento cambia. Le condizioni cambiano. Arrivano informazioni nuove. Il comandante corregge la rotta proprio perché conosce la destinazione. La stessa logica vale per l’impresa. Il mercato cambia, i clienti cambiano, i concorrenti cambiano e cambiano anche le condizioni economiche interne all’azienda. Un buon piano deve quindi contenere anche la possibilità di essere modificato. La pianificazione non consiste nel prevedere perfettamente il futuro. Consiste nel definire una direzione, individuare un percorso e controllare progressivamente se quel percorso continua a essere utile.
Tenere l’obiettivo davanti al piano
Un imprenditore dovrebbe periodicamente tornare alle domande iniziali:
- qual è il nostro obiettivo?
- Perché lo abbiamo scelto?
- Come misuriamo il suo raggiungimento?
- Il piano attuale ci sta avvicinando alla meta?
- Esiste oggi una strada migliore?
Queste domande aiutano a evitare che le attività quotidiane trasformino l’organizzazione in una macchina molto efficiente nel procedere verso la destinazione sbagliata. I piani sono strumenti. Gli obiettivi indicano la direzione. Ricordare questa gerarchia permette all’impresa di mantenere la rotta e, quando necessario, di cambiare strada senza perdere di vista la meta.
