Come si numerano le fatture?

Chi ha appena avviato un’attività imprenditoriale – in forma individuale o societaria (di persone /capitali)  – sa bene che ci sono anche  obblighi fiscali da ottemperare.

La fattura, infatti, è un documento fiscale obbligatorio che tutti coloro che sono titolari di Partita Iva devono emettere se vendono un bene o prestano un servizio salvo alcune esenzioni previste dalla legge.

Questo perché la fattura rappresenta un’operazione commerciale di acquisto o di vendita.

Vuoi sapere tutto ciò che serve sulla numerazione delle fatture?

Questo articolo nasce per questo. Qui troverai tutte le informazioni che ti servono.

Cominciamo dalle basi:

in generale la Risoluzione n.1/E del 10 gennaio 2013 dell’Agenzia delle Entrate ha stabilito che la numerazione in ordine progressivo annuale delle fatture non è più obbligatoria, l’importante è che sia mantenuta la condizione di garanzia dell’identificazione univoca della fattura stessa.  

Rimane tuttavia compatibile, la numerazione progressiva nell’anno solare tale da garantire l’identificazione univoca della fattura.

 

Fatture elettroniche e cartacee: perché si parla di numerazione separata?

Se non si è in grado di gestire un’unica numerazione progressiva che riguardi entrambe le categorie, risulta opportuno adottare un registro sezionale Iva, ma questa non è obbligatorio laddove si riesca ad attribuire una unica progressività corretta e univoca, nell’ambito sia delle fatture cartacee che di quelle elettroniche.

 

Come mi comporto ad inizio anno solare con la numerazione delle fatture?

Ad esempio, la numerazione progressiva dal 1° gennaio 2016,  può iniziare anche dal numero successivo a quello dell’ultima fattura emessa nel 2015, l’importante – come chiarisce l’Agenzia delle Entrate –  è che sia garantita l’identificazione in modo univoco della fattura, anche se la numerazione non inizia da 1.

Si può adottare una numerazione ininterrotta fino anche a cessazione dell’attività.

 

Perché è consigliabile la numerazione separata per le fatture cartacee e quelle elettroniche?

Perché oramai tutti hanno sia fatture elettroniche che cartacee e tenerle in un unico sezionale IVA, costringe a procedere alla conservazione sostitutiva di tutte le fatture – elettroniche e cartacee – contenute nel sezionale.

Una soluzione pratica soprattutto per chi ha più punti vendita.

 

Perché la Pubblica Amministrazione non accetta fatture che non siano in forma elettronica?

Perché il Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013, entrato in vigore il 6 giugno 2013, ha fissato che nei rapporti con la Pubblica Amministrazione si accettano solo fatture in forma elettronica trasmesse secondo il formato di cui all’allegato A “Formato delle fattura elettronica”.

 

Per le fatture elettroniche con la Pubblica Amministrazione come si procede con la numerazione?

La norma  richiede che vengano istituiti sezionali differenti, che hanno ciascuno la propria serie di numerazione.

Le fatture elettroniche che sono espressione di rapporti intercorrenti con la Pubblica Amministrazione richiedono un sezionale/partitario separato e all’interno di questo, una numerazione sequenziale.

Per creare un sezionale separato, bisogna rivolgersi al proprio consulente fiscale e/o commercialista.

Non è prevista l’obbligatorietà di un nuovo sezionale all’inizio dell’anno.

 

E se mi avvalessi di un sistema di contabilità online per la numerazione delle fatture?

Certamente, avvalersi di un sistema di contabilità online che in automatico effettua registrazioni contabili è un buon sistema per rispettare la numerazione delle fatture; anche se non si hanno conoscenze fiscali specifiche, il sistema lo fa automaticamente.

Per di più, si occupa anche dell’invio automatico all’Agenzia delle Entrate.

Un sistema molto vantaggioso se si hanno più sedi aziendali.

 

Come numero le fatture in contabilità semplificata?

Rispetto alla contabilità ordinaria, c’è qualche differenza.

Una volta accertato che tu abbia i requisiti previsti dalla legge per operare in regime contabile semplificato, dal 1 gennaio 2013 puoi optare per la numerazione progressiva con azzeramento al termine dell’anno solare, per la  numerazione progressiva all’infinito senza l’azzeramento all’inizio di un nuovo anno, oppure per la numerazione composta da un numero progressivo (azzeramento al termine dell’anno solare, riferimento all’anno solare di emissione della fattura).

 

Cosa fare in caso di numerazione sbagliata?

Può capitare di emettere una fattura sbagliata e per fortuna si può porre rimedio altrimenti si va incontro a conseguenze di tipo legislativo.  

Se l’importo è corretto, ma per l’appunto è sbagliata la data o il numero progressivo, è il cliente che ha ricevuto la documentazione a poter rimediare correggendo l’errore.

 

Come procedo per numerare le fatture di acquisto in formato elettronico?  

Si può procedere con  l’istituzione di un registro degli acquisti sezionale o separato.

In tal modo il contribuente procede con due registri contabili delle fatture cartacee da un lato e delle fatture elettroniche dall’altro.   

Con l’approvazione del D.Lgs. n. 127 del 5 agosto 2015, il Governo ha voluto incentivare l’emissione della fatture in formato elettronico riconoscendo benefici fiscali, a condizione di trasmettere telematicamente tutti i dati contenuti nelle fatture emesse e ricevute.

 

Come puoi vedere la numerazione delle fatture è un’operazione che richiede precisione e puntualità ma è altrettanto vero che anche chi non ha dimestichezza con obblighi fiscali et similia, può avvalersi di software e tecnologie informatiche avanzate che agevolano di molto la corretta gestione.

Non si deve sottovalutare l’importanza del numero di fattura che  riconosce un documento fiscale specifico in modo unico.