Sappiamo che la contabilità è spesso complessa e richiede molta precisione.
Sappiamo anche che la contabilità ha un ruolo chiave nella vita di un’azienda, sia per quanto riguarda gli aspetti amministrativi che per quelli fiscali.
Per queste ragioni i programmi di contabilità, che automatizzano i processi di registrazione e evitano laboriose e complesse procedure, sono strumenti di grande valore per le aziende.
È disponibile nel mercato una grande offerta di questi programmi, con diversi gradi di completezza e possibilità di integrazione con gli altri sistemi aziendali.
Negli ultimi anni è però successa una piccola rivoluzione, che offre una marcia in più:
C’è una nuova frontiera dei servizi di contabilità: la contabilità online.
Rispetto ai sistemi classici, un buon sistema di contabilità online aggiunge vantaggi molto interessanti, sia per le piccole che per le grandi aziende:
LE PICCOLE AZIENDE
Anche se sprovviste di un ragioniere, potranno “portarsi in casa” la propria contabilità, lasciando al commercialista solo le scritture più complesse.
Questo significa non solo RISPARMIO, ma anche MOBILITÀ e maggior CONTROLLO: delle scadenze, dei flussi finanziari, dello stato patrimoniale eccetera.
LE AZIENDE PIÙ GRANDI E STRUTTURATE
Dotate di un proprio ufficio di contabilità interno, o quantomeno di un impiegato amministrativo/contabile, potranno beneficiare di un guadagno di EFFICIENZA, in termini di VELOCITÀ nelle registrazioni, SICUREZZA DEI DATI e TURNOVER del personale.
Insomma, la contabilità online professionale introduce un cambio di passo rispetto ai sistemi tradizionali, offrendo numerosi vantaggi aggiuntivi.
Vediamoli nel dettaglio, ma prima vediamo com’è fatto un programma di contabilità online:
Com’è fatto un programma di contabilità online?
Un buon sistema di contabilità online si compone di due elementi fondamentali: software e assistenza contabile.
Perché l’assistenza contabile è così importante?
È importante perché, se il sistema è ben automatizzato e configurato sull’attività dell’azienda, chi si occupa delle registrazioni può NON essere un impiegato esperto in contabilità.
Normalmente i programmi gestionali sono pensati per gli esperti in ragioneria. Da qualche anno sono disponibili sul mercato anche dei programmi di nuova generazione, pensati per essere usati da persone senza particolari competenze di ragioneria e partita doppia.
Il processo è automatizzato con funzioni chiamate “modelli contabili”: il software fa domande semplici, partendo dal tipo di documento da registrare e, attraverso modelli preimpostati, guida l’utente passo-passo nell’inserimento dei dati.
Siccome non gli è necessaria una formazione ragionieristica, è fondamentale che in caso di dubbio possa chiamare un assistente che oltre a guidarlo nell’uso del programma, lo aiuterà con la consulenza contabile che gli serve.
Come vedremo più avanti, in questo modo si ottiene il massimo dall’innovazione data dall’essere online, perché in caso di necessità, su richiesta del cliente, l’assistente contabile può visionare l’operato, un po’ come l’impiegato di una banca online può verificare i movimenti del tuo conto corrente, se glielo chiedi.
Pertanto, se sei interessato a portare la contabilità online nella tua azienda, fai attenzione a scegliere un programma con un buon servizio di assistenza.
Velocità
Un buon sistema di contabilità online offre due tipi di velocità:
- Velocità di esecuzione: l’estrema semplificazione dei processi, necessaria a rendere accessibile il sistema ai non esperti, si traduce anche in un aumento nella velocità di immissione dei dati, che può arrivare fino al 70% rispetto ai sistemi tradizionali.
- Velocità di apprendimento: se il sistema è semplice, è anche molto veloce da imparare. Questo rende più facile sia la prima esperienza di gestione della contabilità, sia il turnover e i cambi di ruolo del personale amministrativo.
Risparmio
Con la contabilità online non si risparmia solo tempo, si risparmia anche denaro.
Un sistema che rende la tua azienda autonoma dal punto di vista contabile ti permette di delegare al commercialista solo gli adempimenti più complessi (ad esempio le operazioni fiscali come la chiusura del bilancio e le trasmissioni telematiche).
Puoi risparmiare così la cifra che il commercialista ti mette in conto per l’inserimento della contabilità.
In questo modo eviti l’eccessiva frammentazione delle operazioni e tutti i passaggi per comunicare al commercialista i documenti e i flussi finanziari. E risparmi.
Controllo dei dati contabili: volumi, scadenze, registrazioni.
Ogni sistema professionale per la contabilità online offre un controllo totale su ogni aspetto amministrativo.
Infatti, rispetto alla pratica molto comune di “portare le carte dal commercialista”, qui si ottiene un vantaggio nel controllo.
Lo studio del commercialista solitamente non inserisce i dati contabili nel suo programma di contabilità per fini amministrativi (che sono quelli che interessano maggiormente l’imprenditore) ma solo per i fini fiscali.
Utilizzando un sistema professionale di contabilità puoi tenere sempre sott’occhio le fatture da versare o incassare e tutte le altre scadenze contabili.
I flussi di andamento possono essere verificati mediante grafici e statistiche aggiornate in tempo reale e senza la necessità di ricorrere a consulenti esterni.
Sicurezza
I dati contabili sono estremamente importanti. Pertanto la loro sicurezza deve essere massima, contro guasti, virus , calamità naturali. Ecco alcuni consigli per fare la tua scelta.
- Controlla che ci sia una gestione professionale dei sistemi informatici. Il primo consiglio è quindi di verificare che l’azienda fornitrice abbia l’esperienza necessaria e usi sistemi professionali.
- Assicurati poi che il sistema sia installato in un ambiente cloud. Questi moderni sistemi replicano ogni salvataggio su più server contemporaneamente, aumentando ancor più la sicurezza dei dati. I server sono dislocati in diverse aree geografiche, mettendo al sicuro i dati anche dalle calamità naturali.
accessi ai dati contabili deve essere protetta e crittografata in un sistema sicuro httpss.- Assicurati che ci sia il backup giornaliero dei dati. Non si può permettere che un guasto a un computer metta a rischio la conservazione dei dati contabili. È importante quindi che i dati siano salvati quotidianamente in unità di memoria separate per il backup.
- Verifica che il fornitore tenga il sistema sempre aggiornato e protetto contro virus e attacchi informatici. Un sistema di contabilità online deve provvedere alla sicurezza contro virus e attacchi di hacker informatici e lo deve fare costantemente. Questo permette una sicurezza maggiore rispetto al programma di contabilità su un computer locale, che non sempre può godere della cura costante di un tecnico.
Efficienza
Per quanto riguarda l’efficienza, i servizi di contabilità online aggiungono molti fattori davvero interessanti. Ogni buon sistema di contabilità online infatti:
- Aggiornamenti immediatamente disponibili, sia a livello tecnico che normativo. Addio aggiornamenti da scaricare e installare, tecnici da chiamare, computer da riavviare: gli aggiornamenti sono fatti direttamente sui server del cloud. Per il massimo comfort degli utenti di solito queste operazioni sono eseguite in orario notturno.
- Può essere usato in mobilità. Un sistema di contabilità online può essere usato da qualsiasi computer dotato di un browser e una connessione a internet. Questo permette dei naturali vantaggi logistici, sia per le piccole che per le medie e grandi aziende.
- Ha la gestione multiutente e multi sede. Ogni buon sistema di contabilità online deve prevedere il lavoro amministrativo in team: a ogni utente viene assegnata un account di accesso, in modo da poter risalire sempre all’operato di ognuno.
- Si usa su più sistemi operativi. Se ad esempio la contabilità è tenuta da due persone, una con un PC e una con un Mac, non si pone la questione se possono entrambe accedere al sistema. I programmi di contabilità che funzionano in locale non sempre garantiscono questa compatibilità.
- È integrabile con l’e-commerce. Maggiore efficienza anche per l’e-commerce: una comunicazione diretta server/server è naturalmente più sicura e veloce di una comunicazione Pc-locale/server.
Assistenza
Un buon programma di contabilità online deve fornire due tipi di assistenza: assistenza tecnica e assistenza contabile.
L’assistenza tecnica deve essere assicurata in ogni programma professionale (non solo quelli di contabilità!): se un utente ha un problema tecnico con un programma è ovvio che gli si debba garantire la risposta di cui ha bisogno.
Inoltre, come hai scoperto più sopra, un buon programma di contabilità online deve garantire la presenza dell’assistenza contabile.
Questo permette di ottenere il massimo dalla gestione online, perché quando i dati stanno nei server del cloud, chi offre l’assistenza può – di solito solo su richiesta – vedere di persona dove intervenire per aiutare meglio il cliente. Come dicevamo questo è del tutto simile a ciò che succede con i conti correnti online: se hai una domanda chiami l’assistenza e sia tu che l’impiegato della tua banca potete vedere i dati dell’account.
È persino possibile trovare chi offre un programma di contabilità online con assistente contabile personale. Cioè l’azienda cliente parla sempre con la stessa persona per l’assistenza contabile. Si evita così la dispersione di tempo dei ticket e dei call center. Al loro posto c’è la semplice telefonata a una persona che ti conosce e conosce i tuoi bisogni contabili.
Conclusioni
Dunque i vantaggi sono molti, dalla rapidità alla sicurezza, dalla flessibilità all’assistenza contabile. E naturalmente il maggior controllo aziendale e il risparmio.
Tutti questi vantaggi sono stati riscontrati in numerose opinioni di professionisti del settore e anche da parte di coloro che si sono interfacciati per la prima volta con la contabilità online.
Il suo utilizzo snellisce le procedure e risulta di sicuro affidamento in un mondo in cui la velocità nei processi d’impresa fa sicuramente la differenza.
Il discorso è valido anche per i liberi professionisti, che hanno ancor meno tempo da dedicare a conti e burocrazia.
Insomma, per la precisione, il risparmio, l’efficienza e la rapidità, la contabilità online rappresenta sicuramente per l’azienda il futuro migliore.
Contabilità facile. Online.
Il programma di contabilità online con assistente contabile personale.
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