La gestione delle registrazioni dei documenti (fatture, ricevute, ecc.) e delle operazioni correlate (pagamenti, incassi, ecc.) è strutturata e guidata attraverso i “modelli contabili” che rappresentano una lista già preimpostata delle operazioni amministrative eseguite comunemente da un imprenditore nelle sue necessità quotidiane.

Per fare un esempio più concreto della flessibilità dello strumento contabile e di come funziona ipotizziamo di dover registrare una fattura di acquisto merce o di spesa di una qualsiasi azienda di commercio al dettaglio, artigianale o di servizi. All’atto della registrazione del documento, la compilazione di una serie di campi molto semplici ed intuitivi rende possibile con un’unica operazione:

• inserire i riferimenti del documento quali numero, data, fornitore ed eventuali note e gli importi di riepilogo del documento quali gli imponibili, le eventuali aliquote e imposte o titoli di esenzione;
• inserire pagamenti anticipati effettuati sul documento e saldare parzialmente o totalmente il documento ottenendo in automatico eventuali arrotondamenti finanziari sui pagamenti;
• inserire eventuali oneri bancari o postali relativi ai pagamenti;
• ottenere in automatico in base alle condizioni di pagamento gli importi e le relative scadenze per i pagamenti differiti associando la banca di appoggio per raggruppare i pagamenti per Istituto;
• ripartire, se d’interesse statistico gestionale, i costi per acquisti presenti su uno stesso documento su più voci di conto (per es. acquisti merci profumeria, acquisto merci bigiotteria, acquisto merci pelletteria, ecc.);
• ottenere in automatico la ripartizione e/o attribuzione dei costi non pertinenti dell’esercizio corrente sull’esercizio contabile precedente o successivo;
• memorizzare il documento in formato elettronico con l’uso di uno scanner o in formato PDF.

e produrre in modo completamente automatico l’articolo di partita doppia senza dover inserire nessun conto.